Realdolmen Education

Details

Using MS Outlook to its Full Potential

Deze cursus is momenteel niet ingepland op de open kalender, maar kan op aanvraag georganiseerd worden.

Cursus aanvragen

Aantal dagen

1 day(s)

Doelgroep

Deze cursus is bedoeld voor mensen die electronische communicatie en bijhorende informatie op geavanceerde wijze wensen te beheren, te organiseren en te delen. Deze cursus richt zich tot ervaren Outlook gebruikers.

Voorkennis

Basiskennis van de Windows interface is vereist, alsook een basiservaring met MS Outlook.

Doel

Inzicht verwerven in en gebruik kunnen maken van geavanceerde (beheers-)mogelijkheden en toepassingen binnen MS Outlook.

Methode

Klassikale opleiding met aandacht voor individuele begeleiding: aan de hand van oefeningen kan de cursist de mogelijkheden van het programma in praktijk omzetten. Elke cursist beschikt hierbij over een eigen werkstation.

Beschrijving

Om het werken met MS Outlook inzichtelijk te maken, wordt bij wijze van inleiding een korte voorstelling gegeven van de Client-Server architectuur, waar MS Outlook en MS Exchange-server de belangrijkste componenten zijn. De toepasbaarheid van sommige mogelijkheden en hun effect wordt telkens gerelateerd aan deze architectuur.

Het hoofdstuk over e-mailtoepassingen start met een korte herhaling van een aantal basisfunctionaliteiten, om daarna dieper in te gaan op zowel gevorderde toepassingen van e-mail, alsook het efficiënt en overzichtelijk beheer van de mailbox.

Hierbij vermelden en testen we uitdrukkelijk e-mailopties, folderstructuren en -types. Ook finetuning van Outlook en Exchange Rules, hun combinatie en hun onderlinge prioriteiten komen uitvoerig aan bod.

De Contactsfolder biedt meer mogelijkheden dan alleen het beheer van contactpersonen. In dit deel leggen we vooral de nadruk op het gebruik in combinatie met andere Outlook-items. Ook instellingen en de combinatie met de Global Adress List komen aan bod.

Efficiënt en inzichtelijk werken met de Calendar komt vaak neer op het combineren van diverse mogelijkheden en handelingen. Deze werkwijze wordt uitvoerig getest. Daarnaast besteden we ook voldoende tijd aan Group Schedules, Shared Calendars (Permissions, Delegates,...) en de mogelijkheden die hier uit voort vloeien.

In het hoofdstuk over Tasks bekijken we het scala aan mogelijkheden om taken te beheren, te delegeren, ze op te volgen en ze te combineren met bijvoorbeeld een e-mailbericht, een appointment, etc.

Tot slot behandelen we alle mogelijke combinaties van MS Outlook: zowel intern (de uitwisselbaarheid van Outlook-items) als extern (combinaties met MS Excel, MS Word, etc.). Voor portable gebruikers kan ook het offline gebruik behandeld worden.

Inhoud

  • De Outlook omgeving
    • De onderdelen van het Outlook-venster en hun betekenis
    • Client-Server Architectuur
  • E-mail
    • Werken met E-mail
      • Berichten samenstellen, opmaken, verzenden en beantwoorden (herhaling)
      • Bestemmelingen selecteren uit het adresboek. (In)correct gebruik van TO, CC, BCC en de gevolgen hiervan
      • Berichtopties: instellingen, effecten en opvolging (tracking, votting buttons, reminders, ...)
      • Berichtformaten en -editoren: gevolgen voor afzender en recipiënt
      • Meerdere automatische handtekening gebruiken
      • Verzonden berichten opnieuw verzenden en terughalen
      • Maken en opvragen van e-mailtemplates
    • Organisatie van een mailbox
      • Hoe berichten lezen?
      • Berichten rangschikken, sorteren, klasseren en categoriseren
      • Doordacht gebruik van views en filters
      • Gebruik van de Out-Of-Office Assistant in teamverband, Out-Of-Office-rules
      • Geavanceerde toepassing van Outlook- vs. Exchangerules: doel, combinaties, volgorde, prioriteiten
      • (Meerdere) Personal Folders, Message Delivery en Backups
      • Manueel, Semi-automatisch en Automatisch archiveren. Werken met meerdere archiven.
  • Contacts
    • Contactpersonen en Distributielijsten toevoegen (herhaling)
    • Categoriseren en rangschikken van contacten
    • Combinaties met e-mail
    • Contacts importeren, exporteren, delen en verzenden
    • Meerdere Contactfolders, eventueel in combinatie met Rules
  • Calendar
    • Appointments
      • Een afspraak inplannen, wijzigen en verwijderen (herhaling)
      • Werken met meerdere reminders
      • Privé-afspraken, labels, recurrence opties
    • Meetings
      • Een vergadering plannen, wijzigen, verwijderen en inschrijvingen opvolgen
      • Antwoorden op een vergaderverzoek, conflicten vermijden
      • Agendabeheer
    • Calendar Sharing
      • Groups Schedules
      • Permissions
      • Delegates
      • De agenda delen
      • De agenda van een collega consulteren
      • Werken met meerdere gedeelde agenda's
  • Tasks
    • Een takenlijst creëren (herhaling)
    • Taakopties
    • Een taak toewijzen aan medewerkers en opvolgen
    • Taken categoriseren, klasseren