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Détails

Outlook to its Full Potential

Ce cours n'est actuellement pas prévu sur le calendrier ouvert, mais peuvent être organisé sur demande.

Demande de cours

Nombre de jours

1 day(s)

MS Outlook : Tirez le meilleur parti d’Outlook

Durée

1 jour

Public

Ce cours s’adresse aux personnes qui souhaitent gérer, organiser et partager des communications électroniques et des informations connexes de manière avancée.

Prérequis

Une connaissance de base de l’interface Windows ainsi qu’une expérience de base avec MS Outlook sont nécessaires pour suivre ce cours.

Objectifs

Comprendre les possibilités (de gestion) avancées et les fonctionnalités de MS Outlook et les appliquer.

Méthode

Formation interactive en classe avec de nombreux exercices pratiques.

Description

Nous commençons avec un aperçu du fonctionnement d’Outlook : une brève présentation de l’architecture client-serveur composée principalement de MS Outlook et du serveur MS Exchange. Cette architecture détermine l’applicabilité de certaines possibilités et leurs effets.

Nous commençons un bref rappel des fonctionnalités de base de la boîte de réception, pour ensuite approfondir les fonctionnalités avancées ainsi que la gestion efficace et organisée des e-mails.

Sont traités ici : les options des mails, les structures et les types de dossiers, la personnalisation des règles Outlook et Exchange, leur combinaison et leurs priorités.

Le module des Contacts offre bien plus de possibilités que la simple gestion des contacts. Dans cette partie, nous allons surtout mettre l’accent sur l’utilisation des contacts en combinaison avec d’autres éléments Outlook. Ensuite, nous discuterons des paramètres conjointement avec la Liste d’Adresses Globale.

Pour travailler de manière efficace et intelligente dans le calendrier, il faut combiner diverses options et actions. Cette méthode sera testée de manière approfondie. Nous consacrerons le temps nécessaire aux Calendriers de Groupes, aux Calendriers Partagés (autorisations, délégués, ...) et aux possibilités qui en découlent.

Puis, concernant les tâches, nous examinons les différentes options pour gérer, déléguer, suivre et combiner les tâches avec par exemple un e-mail, un rendez-vous, etc.

Pour finir, nous traitons de toutes les interactions possibles dans MS Outlook : aussi bien internes (l’interchangeabilité des éléments Outlook) qu’externes (avec MS Excel, MS Word, etc.).

Contenu

  • L’environnement Outlook
    • Les éléments de la fenêtre Outlook et leur signification
    • Architecture client-serveur
  • E-mail
    • Travailler avec des e-mails
      • Composer des messages, les mettre en forme, les envoyer et y répondre (rappel)
      • Sélectionner des destinataires dans le carnet d’adresses
      • Utilisation (in)correcte des champs À, CC, CCI et ses effets
      • Options de message (Boutons de vote, suivi, rappels, ...)
      • Formats et éditeurs de message : conséquences pour l'expéditeur et le destinataire
      • Utilisation de plusieurs signatures automatiques
      • Renvoi de messages déjà envoyés et rappel
      • Création et utilisation de modèles d’e-mails
    • Organisation d’une boîte mail
      • Comment lire des messages
      • Agencer, trier, classer et catégoriser des messages
      • Utilisation intelligente des vues et des filtres
      • Utilisation des Réponses automatiques dans une équipe et leurs règles associées
      • Règles Outlook vs. Règles Exchange
      • Archiver des messages
  • Contacts
    • Ajouter des personnes de contact et des listes de distribution
    • Trier et catégoriser les contacts
    • Combiner avec les e-mails
    • Importer, exporter, partager et envoyer des contacts
    • Multiples dossiers de contacts éventuellement en combinaison avec des règles
  • Calendrier
    • Rendez-vous
    • Planifier, modifier, supprimer un rendez-vous (rappel)
      • Travailler avec des rappels
      • Rendez-vous privés, étiquettes, récurrence
    • Réunions
      • Planifier, modifier, supprimer une réunion
      • Suivre les inscriptions à la réunion
      • Répondre à une demande de réunion
      • Assistant de planification pour éviter les conflits
      • Gestion du calendrier
    • Partager le calendrier
  • Tâches
    • Créer une liste de tâches (rappel)
    • Options des tâches
    • Attribuer une tâche à un collègue et la suivre
    • Catégoriser et classer des tâches
  • Tâche, rendez-vous ou indicateur de suivi ?
  • Créer, utiliser et gérer les Actions rapides